Чтобы идти в ногу с меняющимися сценариями, улучшение бизнес-процессов (BPI) необходимо для любой организации.
Каждый бизнес должен иметь дело с сотнями бизнес-процессов. Ни один предприниматель не может назвать эти процессы на 100% безопасными, потому что всегда есть какие-то узкие места, которые стоят им времени и денег.
Оптимизация или улучшение этих бизнес-процессов может помочь устранить проблемы, доставляющие неудобства вашей команде или клиентам. Давайте посмотрим, как работает улучшение бизнес-процессов и как оно может помочь вашему бизнесу процветать.
Содержание
Что такое улучшение бизнес-процессов?
Бизнес-процессы — это задачи, которые вы выполняете для ведения своего бизнеса. Вам необходимо улучшить эти процессы, чтобы оставаться сильными в этом конкурентном мире. Поэтому совершенствование бизнес-процессов означает постоянную оптимизацию бизнес-процессов для повышения производительности и эффективности.
Бизнес-процессы компании включают в себя три вида деятельности:
- Операционная задача: повторяющиеся задачи, которые компании должны выполнять каждый день, такие как производство, логистика и отчетность.
- Управленческие задачи: Эти задачи включают составление бюджета, администрирование и развитие человеческих ресурсов.
- Задачи поддержки: в эту категорию попадают остальные задачи, такие как техническая поддержка, подбор персонала, бухгалтерский учет и т. д.
Все задачи, относящиеся к этим категориям, должны подвергаться регулярной оценке и корректировке для предотвращения неэффективности. С помощью BPI компании могут постоянно вносить положительные изменения в эти операции в соответствии с мнением внутренних и внешних заинтересованных сторон.
Эти улучшения либо вводят новые способы ведения дел, либо устраняют недостатки текущих процессов. В обоих случаях цель состоит в том, чтобы упростить процесс.
Важность улучшения бизнес-процессов
Независимо от того, к какой отрасли принадлежит ваша организация, вам необходимо адаптироваться к изменениям, чтобы выжить в конкурентной борьбе. Улучшение бизнес-процессов позволяет внести это изменение.
В ходе этого процесса компании могут определить области, которые нуждаются в улучшении, и выявить любые недостатки, которые необходимо устранить. Это помогает организациям понять систему и развиваться в соответствии с текущими отраслевыми стандартами.
Кроме того, он предлагает свежий взгляд на ваш бизнес-процесс для повышения производительности, качества, отношений с клиентами и развития навыков.
Как работает улучшение бизнес-процессов?
№1. Выберите процесс
Во-первых, вы должны определить области или процессы, которые нуждаются в улучшении. Несмотря на то, что в вашей компании происходит множество бизнес-процессов, вы можете выделить повторяющиеся процессы для улучшения.
№ 2. Проблемы с процессом карты
Сосредоточьтесь на выбранном процессе, чтобы определить проблемы, которые необходимо устранить. Картирование означает визуализацию всей операции и выявление узких мест.
№3. Анализировать бизнес-процессы
Теперь вам нужно проанализировать болевые точки, чтобы найти проблемы, которые можно улучшить. Вы можете задавать ответственные вопросы ответственным лицам, чтобы получить ответы.
№ 4. Перепроектируйте процесс
На этом этапе вам необходимо перепроектировать процесс, чтобы сделать его лучше. Используйте наиболее подходящую методологию для устранения выявленных проблем и повышения эффективности ваших процессов.
№ 5. Получить ресурсы
Для любого улучшения бизнес-процессов компании должны предоставить необходимые ресурсы. Это может быть приобретение нового программного обеспечения, оборудования или рабочей силы. На все это получите одобрение руководства.
№ 6. Протестируйте новый процесс
Перед внедрением системы BPI в вашей организации тестирование является обязательным процессом. Проверяйте каждый шаг рабочего процесса, чтобы не пропустить ничего важного. Если вам нужны изменения, это шаг, чтобы сделать это.
№ 7. Реализовать метод
После успешного тестирования и одобрения руководством наступает время внедрения методологии улучшения бизнес-процессов. Вы можете начать с малого и увеличивать масштаб для достижения лучших результатов.
№8. Проверить и уточнить
Ваша работа не заканчивается на этапе реализации. Вам нужно постоянно следить за тем, улучшают ли новые методы ваш процесс или нет. Время от времени может потребоваться очищение, и вы должны применять его соответственно.
Методы улучшения бизнес-процессов
В зависимости от вашего бизнес-процесса и отрасли вы можете выбрать следующие методологии BPI.
№1. Гибкая методология
Эта методология освобождает проект от жестких сроков и позволяет включать несколько итераций. Основываясь на отзывах команды и клиентов, Agile позволяет решать выявленные проблемы. Это также улучшает общение и сотрудничество между всеми сторонами.
№ 2. Бережливого производства
Целью этой методологии является устранение отходов и тем самым снижение затрат. Помимо обрабатывающей промышленности, другие могут также реализовать его основные принципы. Именно здесь командам необходимо понять восприятие клиентов, чтобы устранить потери и излишества.
№3. Методика «шести сигм
Этот популярный подход может уменьшить изменчивость и ошибки, используя данные и статистику с максимальной ценностью. Six Sigma включает использование DMAIC и DMADV для оптимизации процесса и повышения рентабельности инвестиций.
№ 4. Общее управление качеством (ТКМ)
Компании, использующие эту методологию, должны задействовать всю свою команду для повышения удовлетворенности клиентов. Он предлагает сотрудникам среду и культуру работы, в которых ценится опыт и поощряется стремление к общей бизнес-цели.
№ 5. Теория ограничений
Методология теории ограничений обычно используется всякий раз, когда есть необходимость в немедленном улучшении. Он может выявлять узкие места в процессе и улучшать их до тех пор, пока они не будут устранены.
№ 6. Кайдзен
Эта методология улучшения бизнес-процессов фокусируется на бережливых и гибких методах. Это немного изменяет вашу работу и корпоративную культуру, чтобы улучшить качество процессов и производительность.
№ 7. Канбан
Канбан — это метод визуального рабочего процесса, который позволяет выявлять проблемы и устранять узкие места. В результате вы можете повысить эффективность и следить за ходом своей инициативы.
№8. Вовремя
Этот метод идеально подходит для производственных компаний, которые хотят минимизировать затраты на хранение запасов за счет производства товаров в соответствии со спросом. В большинстве случаев он используется с методологией Канбан для точного прогнозирования и предотвращения избыточной рабочей силы.
№ 9. Отображение процессов
Компании могут создать план улучшения процессов, используя этот метод визуализации рабочего процесса. Вы также можете использовать его для разработки карт для конкретных ролей или бизнес-целей.
№10. PDCA
Эта модель означает «планируй, делай, проверяй и действуй». Являясь частью методологии Кайдзен, она помогает организациям выявлять неэффективные процессы.
Преимущества улучшения бизнес-процессов
Деловая гибкость
Улучшая бизнес-процессы, компании могут лучше реагировать на постоянно меняющиеся требования клиентов. Они могут быстро реагировать на запросы и соответствующим образом дорабатывать проекты.
Лучшая видимость процессов
Для внедрения BPI компаниям необходимо визуализировать весь рабочий процесс. Это позволяет им контролировать бизнес-процессы и измерять эффективность каждого этапа.
Экономично?
Целью улучшения бизнес-процессов является устранение узких мест и неэффективности. Поскольку это позволяет вам выявлять и устранять ненужные расходы, общие затраты автоматически уменьшаются.
Повышение производительности
Чтобы сделать ваши процессы эффективными, BPI удаляет из рабочего процесса все повторяющиеся и ненужные задачи. В результате продуктивность сотрудников увеличивается в разы.
Соответствие и безопасность
Осуществление совершенствования бизнес-процессов подразумевает правильно отрегулированное и управляемое рабочее место. Таким образом, эти компании могут соблюдать действующие правила и необходимые меры безопасности.
Удовлетворенность клиентов и сотрудников
Любой импровизированный процесс повысит ценность для клиентов. С довольными клиентами вы можете иметь успешный бизнес. Это также делает вашу команду эффективной и продуктивной, устраняя ненужные задачи.
Проблемы улучшения бизнес-процессов
№1. Сопротивление сотрудников
Самая большая проблема, с которой сталкивается BPI, — это сопротивление сотрудников. Большинство людей против любых изменений и предпочитают продолжать делать вещи традиционно. Поэтому компаниям необходимо, чтобы сотрудники поняли пользу от этого улучшения. В противном случае инициатива обернется полным провалом.
№ 2. Неумение ставить цели
В ходе этого процесса у руководства должны быть четкие и конкретные цели. Без четких целей они не смогут получить полную картину направления компании. В то время как цели дадут вам понять, куда инвестировать свое время и ресурсы, их отсутствие вызовет трудности в улучшении бизнес-процессов.
№3. Настройка времени⏲
Чтобы все заработало, нужно дать ему время. Многие предприятия считают, что улучшение процессов невозможно из-за повседневной деятельности. Но часто можно оптимизировать рабочие процессы и назначить одного человека для реализации этого процесса. Однако компании могут даже нанять подрядчика или фрилансера для анализа процесса.
№ 4. Представляем новые технологии
Большинство улучшений бизнес-процессов требуют отказа от устаревших приложений и внедрения новых технологий. Большинство компаний считают это большой проблемой. Помимо того, что это дорого, вам также необходимо знакомить своих сотрудников с инновационными технологиями.
Образовательные ресурсы
Основы улучшения бизнес-процессов: Удэми
Этот курс по основам улучшения бизнес-процессов научит вас основам и шагам, необходимым для BPI. В этот курс также включены согласование бизнес-процессов с целями и поиск практических решений для улучшения.
Вы также можете научиться использовать различные инструменты для создания новых бизнес-процессов и методов для измерения ваших целей с помощью этого ресурса.
Эффективное улучшение бизнес-процессов: Удэми
Этот курс «Эффективное совершенствование бизнес-процессов» расскажет вам о влиянии совершенствования бизнес-процессов, чтобы вы могли перепроектировать свои организационные процессы.
Этот курс учит разработке модели BPI, ее внедрению в проект и измерению прогресса. Включает 2,5 часа видео по запросу и сертификат по окончании курса.
Улучшение бизнес-процессов
В этой книге по улучшению бизнес-процессов рассказывается, как применять методы улучшения качества в сфере услуг.
Он расскажет вам все, что вам нужно знать, чтобы сразу начать BPI. Из этого ресурса вы также можете научиться создавать и обучать команды BPI, оптимизировать процесс, сокращать время и отслеживать прогресс.
Набор инструментов для улучшения бизнес-процессов
Эта книга об инструментах улучшения бизнес-процессов предоставит вам практическое и всестороннее представление о разработке согласованной системы BPI.
В нем обсуждается модель BPI с использованием измерения производительности и знакомятся с соответствующими инструментами. Более того, вы можете научиться пользоваться этими инструментами и получить некоторые шаблоны реализации.
Заключительные слова
Без улучшения бизнес-процессов невозможно оставаться конкурентоспособным. Это позволяет вам обнаружить свои слабости и неэффективность, чтобы вы могли применять новые методы для их улучшения.
Здесь мы обсуждаем, как мир улучшает бизнес-процессы, а также некоторые полезные курсы и книги для обучения. Получив достаточно знаний, начните вносить необходимые улучшения, чтобы вывести свой бизнес на новый уровень.
Вы также можете узнать о программном обеспечении для управления бизнес-процессами.
