Как писать (SoV) Объем работ [+3 Templates]

Документ объема работ помогает избежать догадок и недопонимания в проекте, а также позволяет отслеживать его при работе с внешними клиентами.

Сегодняшние предприятия сотрудничают с несколькими сторонами, прежде чем завершить проект. Для такой совместной работы компаниям нужен профессиональный документ. Чтобы они могли обратиться к нему позже, если внешние сотрудничающие стороны не предоставят результаты проекта в соответствии с согласованными спецификациями.

Одним из таких деловых документов является объем работ. Он нужен вам всякий раз, когда вы принимаете проекты от кого-то другого или сотрудничаете с третьими лицами.

Продолжайте читать, чтобы узнать, как написать документ о объеме работ четким и понятным языком. Вы также изучите некоторые онлайн-ресурсы, которые предлагают различные типы шаблонов работы по объему и конструкторов шаблонов.

введение

Объем работ, также известный как документ SoV, представляет собой документ, в котором описывается подробная информация об основах проекта. Многие люди также думают об этом как о письменном договоре между ними и другими участниками проекта, включая агентов, поставщиков услуг и субподрядчиков.

В документе обычно объясняется, как была выполнена каждая задача или этап проекта, результаты, ожидаемые результаты, графики платежей и процесс. Используя это, фрилансеры или команды могут четко и кратко указать, что заинтересованные стороны могут ожидать от проекта.

В случае недопонимания это работает как вариант для всех сторон. Из него каждый знает, что им нужно сделать, чтобы проект удался для них обоих. Документ SoV также является фантастическим способом эффективного общения, отсутствие которого может привести к неудачным отношениям между проектом, клиентом и заинтересованными сторонами.

Основные компоненты

В зависимости от типа вашего проекта и отрасли документ будет различаться. Однако это общие элементы, которые вы должны включить почти во все SoV для обеспечения прозрачности.

Ключевая информация

В каждый документ SoV нужно включать основные детали проекта, чтобы читатели сразу поняли, о чем идет речь. Укажите название проекта, имя автора, имя клиента, дату и другую ключевую информацию.

Цели проекта

Добавление краткого описания проекта в SoV всегда помогает. Не забудьте указать предысторию проекта, цели, формулировку проблемы и вовлеченных людей, но будьте лаконичны.

Описание товаров и услуг в виде списка

Теперь перейдем к самой важной части этого документа — товарам и услугам, которые вы будете поставлять или выполнять в рамках проекта.

Лучше разделить результаты на более мелкие части и перечислить их как задачи и подзадачи. Будь то внештатный или командный проект, представляйте задачи в электронной таблице вместе с предполагаемыми сроками выполнения и связывайтесь с людьми.

Результаты проекта

Это может быть необязательно для всех проектных документов, но полезно указать, что клиент получит после завершения проекта. Таким образом, они будут знать, чего ожидать от вас и вашей команды.

Время проекта

Время играет ключевую роль во всех проектах; поэтому вы должны указать время окончания. Укажите, когда вы начнете работать над этим и когда закончите. Кроме того, не забудьте упомянуть какие-либо вехи или достижения, которых вы хотите достичь на этом пути.

Список вне диапазона

Еще один необязательный компонент документа SoV выведет его на новый уровень. В этот раздел включите все, что вы не будете включать в свой проект, но что ваши клиенты могут ожидать от вас. Это прояснит ситуацию и поможет избежать недоразумений.

Протокол изменений

Поскольку вы создаете SoV перед началом проекта, позже может возникнуть необходимость внести изменения в объем проекта, который вы упомянули в этом документе. По этой причине вам необходимо добавить протокол, через который вы сможете вносить в него изменения.

Условия платежа

Все платные проекты должны включать раздел, где вы должны описать стоимость проекта и способы оплаты. Если проект требует от вас вложения денег на товары, рабочую силу, инфраструктуру или любые другие накладные расходы, включите их в этот раздел. Кроме того, перечислите графики платежей, промежуточные платежи и другие детали в документе SV.

Условия

В этом разделе вы должны указать все условия проекта. Здесь вы также можете объяснить термины, используемые в SoV, и любые термины, которые вы не разъяснили ранее.

Принятие

Наконец, добавьте этот раздел, который превратит это в законный договор. Включите здесь подпись клиента и предоставьте место для подписей других заинтересованных сторон.

Случаи использования

Любое соглашение о вводе в эксплуатацию между клиентом и внешней стороной должно заключаться в документе SoV. Ниже вы найдете несколько реальных вариантов использования ряда документов Word и их шаблонов:

№1. Строительные архитектурные работы

Поскольку архитектурные работы для коммерческих и частных зданий связаны со многими затратами, рисками и затратами времени, вы должны использовать стандартный документ SoV, используемый большинством строительных фирм.

Приведенный ниже шаблон представляет собой стандартизированный документ SoV, который включает в себя все жизненно важные компоненты, такие как определение проекта, информацию о клиенте и проекте, процесс выбора архитектора, график проекта, требования к утверждению, общую цель и т. д.

Скачать: Шаблон Architectural Papers для бесплатного MS Word/Google Docs

№ 2. Внутренний и внешний ремонт

Различные агентства по благоустройству дома и подрядчики используют этот документ SoV для завершения индивидуальных или коммерческих проектов реконструкции. Вы можете использовать шаблон, если вы новичок в этой области и не знаете, как его создать.

Следующий шаблон документа SoV был разработан в соответствии с потребностями американских генеральных подрядчиков по реконструкции коммерческих или жилых зданий. Содержит весь «внутренний» контент для ремонтных работ. Однако вы можете добавить больше или удалить некоторые в зависимости от проекта, над которым вы работаете.

Скачать: Шаблон ремонтных работ для бесплатного MS Word/Google Docs

№3. Дизайн-проекты жилых и бизнес-пространств

Ландшафтные проекты включают в себя много мокрой работы, а также профессиональные показы. Документ SoV — это возможность для вас продемонстрировать свой творческий потенциал и дизайнерский вкус, чтобы заказчик получил еще один серьезный аргумент в пользу найма вашего агентства.

Этот шаблон Landscaping SoV состоит из блоков изображений, в которых вы можете разместить логотип своего бренда, цветовую палитру бренда, значки и образцы работ. Существует дополнительная пустая страница, которую вы можете использовать для написания дополнительного контента. Вы можете изменить образец ландшафтного изображения для каждой страницы.

Скачать: Ландшафтный шаблон SoV бесплатно MS Word/Google Docs

№ 4. Маркетинг в области СМИ

Помогать компаниям с их рекламой в социальных сетях и маркетинговыми кампаниями выгодно. Этим занимаются различные фрилансеры и агентства цифрового маркетинга. Если вы также находитесь в этой области, документ SOV может помочь вам в долгосрочной перспективе.

Ниже вы найдете организованный, четкий, профессиональный шаблон SoV для маркетинга в социальных сетях, который агентства и фрилансеры могут использовать в коммерческих целях. Он содержит необходимые компоненты документа SoV, такие как сведения о клиенте, описания проектов, сведения о кампании, основные результаты, таблицы кампаний и т. д.

Скачать: шаблон SoV для маркетинга в социальных сетях для бесплатного MS Word/Google Docs

№ 5. Государственные контракты

Документ SoV очень необходим для работы по контракту, который вы можете получить от федеральных, государственных, муниципальных и окружных агентств. Кроме того, вы обнаружите, что объем рабочего документа с государственным контрактом является наиболее проработанным с точки зрения содержания и объема.

Здесь вы найдете пример шаблона для работы с госконтрактом. Он позволяет вам добавлять логотип вашего агентства и другое содержимое проекта, такое как название организации, название проекта, сведения об авторе, предыстория и цели проекта, описание проекта, расписание / расписание, предложение по стоимости поставщика и т. д.

Вам может потребоваться добавить или исключить контент в зависимости от интересующего вас проекта государственного контракта. Ознакомьтесь с требованиями проекта к формату документа SoV перед отправкой окончательного проекта.

Скачать: Шаблон SoV государственных контрактов для бесплатного MS Word/Google Docs

Что нужно сделать, чтобы написать документ SOV ✔

• Включите подробные сведения о работе, оплате, ресурсах, сроках, этапах и т. д.
• Добавьте визуальные эффекты, такие как изображения конечного продукта или услуги, которые вы ожидаете, диаграммы, графики, таблицы и т. д.
• Если документ содержит деловой жаргон, убедитесь, что вы и подписавшая сторона определили его перед запуском проекта.
• Если это долгосрочный проект со многими сложными результатами, зависящими от времени, включите график пересмотра SOR ежемесячно или ежеквартально.
• Документ должен также включать определения успеха проекта. Когда вы закончите проект, клиент может легко просмотреть определения успеха, и не будет места для ненужных обзоров и переделок.
• Держите SoV ясным, кратким и кратким. Не используйте ненужные наполнители, чтобы сделать документ длиннее.
• Вам необходимо подготовить документ в сотрудничестве с внешними и внутренними заинтересованными сторонами. Например, внутренними заинтересованными сторонами будет ваша проектная группа, а внешними заинтересованными сторонами будут клиент и сторонние поставщики.
• Перечислите тесно связанные услуги, которые не входят в проект, такие как хостинг после разработки веб-сайта, публикация приложений после разработки приложения и т. д., если клиент не платит за услугу.

Теперь давайте перейдем к тому, что не нужно писать документ объема работ (SOV).

Не пишите документ SOV ❌

• Не стесняйтесь использовать шаблоны документов SoV и соответствующие примеры проектов при создании собственных. Это сэкономит время и усилия.
• Не включайте в документ расплывчатое или двусмысленное содержание, которое субподрядчики, поставщики и другие третьи стороны могут использовать в своих интересах и нанести вам финансовый ущерб.
• Не торопите процесс создания документа объема работ. Сядьте вместе с коллегами и тщательно спланируйте документ, включив в него все определения, вехи, ограничения, бюджет и т. д.
• Не забудьте четко указать результаты проекта, которые «выходят за рамки» и «входят в рамки».
• Если проект требует определенной продолжительности повышения квалификации, не забудьте указать это в документе вместе с затратами.
• В некоторых документах SoV отсутствует пошаговый рабочий процесс о том, как клиент должен пересмотреть результаты, чтобы объявить проект завершенным. Убедитесь, что вы не делаете эту ошибку. Включите предварительно утвержденные шаги, которые определяют проект как завершенный в соответствии с условиями ввода в эксплуатацию.
• Долгосрочные проекты могут потребовать отклонений, изменений содержания, изменений результатов и т. д. Не забудьте упомянуть о таких возможностях в проектном документе.

Затем ознакомьтесь с бесплатными ресурсами шаблонов для документов SOV.

Бесплатные ресурсы по выкройкам

Smartsheet

В Smartsheet пользователи могут найти множество бесплатных шаблонов рабочих листов для личного использования. Здесь доступны шаблоны в форматах Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs и Google Sheets.

Цифровой маркетинг, коммерческое строительство, разработка программного обеспечения, дизайн интерьера, веб-дизайн и ремонт — вот некоторые популярные отрасли, в которых вы можете использовать эти шаблоны с этой платформы.

Архив шаблонов

Архив шаблонов — это еще один веб-сайт, на котором вы можете найти бесплатные ресурсы для создания объемов рабочих документов. Шаблоны имеют разный дизайн и формат, поэтому вы можете выбрать в соответствии с вашим брендом или проектом. Более того, вы можете легко загрузить и отредактировать их, чтобы получить уникальный документ SoV.

FormSwift

FormSwift позволяет вам создать рабочий документ для вашего следующего проектного предложения двумя способами. Сначала загрузите общий шаблон в формате Microsoft Word или Adobe PDF с его веб-сайта. Затем вы можете заполнить пробелы, чтобы создать собственный документ SoV.

Во-вторых, вы можете пройти через пошаговый конструктор программного обеспечения, где вы вводите соответствующие данные, а разработчик приступает к созданию документа. Создание документа онлайн на этой платформе занимает около 20 минут.

Заключительные слова

Итак, теперь вы знаете объем рабочего документа, его компоненты, а также то, что нужно и чего нельзя делать при создании профессионального документа SoV, который понравится вашему клиенту. Кроме того, вы также обнаружили несколько вариантов использования, в которых вы можете использовать документы SoV.

Чтобы помочь вам в дальнейшем, в статье перечислены некоторые интерактивные области действия построителей рабочих документов и библиотек шаблонов. Вы можете создать документ SoV онлайн, используя любую из вышеперечисленных платформ, либо следуя пошаговому руководству, либо загрузив и настроив шаблон.

Вас также могут заинтересовать инструменты премиум-класса для электронной подписи документов, таких как объемы работ или рабочие задания.