Виртуальные комнаты данных: преимущества, использование и инструменты

Технологии изменили то, как компании и сотрудники работают по всему миру.

Различные новые технологии, такие как смартфоны, SaaS, ноутбуки, планшеты и т. д., способствовали развитию цифровых рабочих мест и удаленной работы. Они играют важную роль в цифровой трансформации, позволяя командам работать более эффективно, чем когда-либо.

VDR или виртуальные комнаты данных являются частью этой технологической революции. Виртуальные комнаты данных полностью изменили способ ведения бизнеса предприятиями. В этом посте будут рассмотрены VDR, их преимущества, использование и некоторые поставщики VDR.

Что такое VDR или виртуальная комната данных?

Виртуальная комната данных — это онлайн-пространство или репозиторий, где организации хранят конфиденциальные данные и файлы. Они используют VDR при выполнении финансовых операций или при работе с третьими лицами.

VDR — это облачные службы хранения, которые позволяют делиться личной или конфиденциальной информацией с партнерами, клиентами и т. д.

В виртуальных комнатах данных используются надежные методы шифрования, что делает хранилище достаточно надежным и безопасным. VDR кодируют данные перед их перемещением в облачное хранилище.

Они также позволяют выбирать между различными настройками ограничений и разрешений документов. Это предотвращает несанкционированное копирование, совместное использование или печать данных.

Использование виртуальных комнат данных

VDR предлагают возможности для должной осмотрительности, необходимой при заключении делового контракта. Эти транзакции включают документы и файлы больших размеров и в больших количествах.

Большинство этих документов являются конфиденциальными и содержат очень важную информацию. VDR предлагает всем заинтересованным лицам надежный способ обмена и просмотра документов во время переговоров.

Чтобы предприятия могли поддерживать деловые отношения, требуется частая передача данных и заключение контрактов. Виртуальные комнаты данных обеспечивают хранение этих контрактов и делают их доступными при необходимости.

Они работают как централизованная точка доступа для юристов, внешних и внутренних регуляторов, бухгалтеров и множества сторон. Такая централизованная система снижает риск задержек и ошибок. Это также обеспечивает прозрачность в общении.

Преимущества виртуальных комнат данных

Виртуальная комната данных — идеальное решение для любой организации. Это может помочь предприятиям упростить процесс обмена документами и сделать его намного более эффективным. Они предлагают широкий спектр преимуществ, некоторые из которых включают в себя:

• Эффективно и безопасно обменивайтесь важными и личными деловыми документами и информацией.
• Предлагайте защиту информации организации.
• Безопасное и надежное управление данными и документами.
• Доступно для нескольких сторон одновременно.
• Возможна загрузка большого количества данных.
• Поддержка мобильных устройств.
• Доступна функция точного поиска.

Далее мы рассмотрим варианты использования виртуальных комнат данных.

Варианты использования виртуальных комнат данных

Виртуальные комнаты данных применимы во всех областях, связанных с привлечением капитала, финансовыми операциями и деловыми вопросами. Давайте рассмотрим некоторые основные области применения VDR.

Технологии

VDR — очень полезные решения для технологической отрасли. Это позволяет крупнейшим технологическим организациям обмениваться данными и информацией между командами и по всему миру.

Корпоративное развитие

Корпоративные стратегии предполагают большое использование наборов данных. Использование VDR помогает выявлять тенденции данных, которые в противном случае остаются незамеченными.

Инвестиционная деятельность банков

Инвестиционно-банковская индустрия широко использует виртуальные комнаты данных. Такие процессы, как привлечение капитала, IPO и слияния и поглощения, требуют массового обмена данными, что делает VDR обязательным.

Юридический сектор

Юридическая индустрия требует большого количества документов. Однако эта бумажная работа преобразуется в электронные документы. И поэтому в этой отрасли появились виртуальные комнаты данных для хранения, поиска и обмена юридическими документами.

Бухгалтерские компании

VDR помогают бухгалтерским и аудиторским организациям делиться своими учетными записями и аудиторскими отчетами с клиентами через безопасную платформу.

Недвижимость

Индустрия недвижимости связана с большим количеством бумажной работы и обмена документами. VDR помогает хранить и управлять этими документами без какого-либо риска.

Виртуальные комнаты с физическими данными

Раньше, до появления цифровых технологий, использовались физические комнаты данных. Они использовались для хранения важных документов, документов об интеллектуальной собственности и многого другого. Физические комнаты данных были реальными физическими местоположениями.

Но теперь, с развитием цифровых технологий, виртуальные или электронные документы заменили физические документы. В результате виртуальные комнаты данных заменили физические комнаты данных. Виртуальные комнаты данных имеют много преимуществ по сравнению с физическими комнатами данных. Давайте узнаем несколько:

№1. Разница в затратах

Физические комнаты данных требуют арендованного помещения и соответствующих средств безопасности для защиты документов. Это означает, что были большие расходы, связанные с арендой, обслуживанием, охраной и т.д.

С другой стороны, виртуальные комнаты данных — это облачные решения, которые позволяют безопасно хранить огромные объемы данных. Виртуальная комната данных намного выгоднее физической.

№ 2. Время получения данных

Вы можете себе представить, как трудно было бы в физических комнатах данных искать среди кучи присутствующих документов. На это у вас уйдут часы, даже если она идеально организована.

По сравнению с этим VDR позволяют вам сделать это легко и за считанные секунды. Любой, у кого есть разрешение на доступ к документам, может мгновенно искать и загружать данные без ожидания.

№3. Эффективность

VDR помогают повысить эффективность управления документами и, следовательно, бизнес-процессов. Потому что это позволяет документам дойти до нескольких участников торгов практически мгновенно.

Но когда мы говорим о комнатах с физическими данными, участники торгов должны договориться о встрече, чтобы получить доступ к комнате. Таким образом, уровень эффективности будет низким.

№ 4. Конфиденциальное общение

VDR обеспечивают конфиденциальную и частную связь между сторонами. Вы можете отвечать на конкретные вопросы другой организации, не позволяя никому получить доступ к вашей информации. Вы можете дать любому разрешение на просмотр ваших документов или более.

№ 5. Мониторинг

VDR предлагают простое отслеживание просмотров документов. В то же время в физических комнатах данных это невозможно. Вы не можете контролировать, кто просматривает какой документ. Но виртуальные комнаты данных позволяют вам видеть, сколько людей просмотрели ваши файлы. Вы получаете ежедневные отчеты по нему, что делает отслеживание удобным.

Несколько провайдеров виртуальных комнат данных предлагают отличные функции. Различные функции позволяют эффективно и действенно управлять документами и файлами в Интернете.

Инструменты виртуальной комнаты данных

Давайте рассмотрим лучших поставщиков виртуальных комнат данных.

iDeals

iDeals предлагает способ совместной работы и безопасного обмена важными деловыми документами. Он позволяет загружать файлы с помощью простой функции перетаскивания. Вы можете массово загружать файлы и экономить свое драгоценное время.

Он поддерживает более 25 различных форматов файлов и позволяет интегрироваться с проводником Windows. Его простые параметры текстового поиска и фильтры делают поиск данных намного более удобным.

Ансарада

Ansarada — это интеллектуальная виртуальная комната данных, которая делает гораздо больше, чем решение для хранения и обмена файлами. Он интегрируется с другими платформами для обеспечения двусторонней синхронизации и предлагает функцию перетаскивания, которая позволяет быстро загружать документы и файлы.

Ansarada позволяет отслеживать и контролировать все ваши действия. Он опирается на мощь искусственного интеллекта, помогая вам автоматизировать отчетность, прогнозировать результаты и многое другое.

CapLinked

CapLinked предлагает безопасные и простые решения для виртуальных комнат данных, позволяющие организациям безопасно хранить свои документы. Он позволяет мгновенно загружать документы и ограничивать доступ, давая разрешение нужным сторонам.

Вы можете загружать файлы массово и тем самым экономить свое драгоценное время. Безопасность корпоративного уровня гарантирует, что ваши важные документы всегда будут в безопасности и защищены. CapLinked предлагает комнаты данных для проектов, организаций и предприятий любого размера и бюджета.

OneHub

Легко и безопасно сотрудничайте с коллегами, клиентами и партнерами. С OneHub вы можете без проблем делиться своей личной бизнес-информацией.

Это позволяет быстро загружать файлы с помощью функции перетаскивания. Его расширенное отслеживание активности позволяет вам контролировать все в комнате данных. Вы можете иметь высококачественные предварительные просмотры для более чем 30 типов файлов. Вы можете легко оптимизировать совместную работу, назначая задачи, предоставляя разрешения и т. д.

Эта комната данных поставляется с шифрованием на уровне банка.

Коробка

Bok позволяет вам безопасно управлять своими сделками, слияниями и поглощениями и контрактами с максимальной защитой. Он поставляется с более чем 1400 интеграциями, которые упрощают процессы. Это позволяет вам улучшить взаимодействие с пользователем, включив просмотр в браузере и мобильный доступ.

Его превосходная безопасность предотвращает несанкционированный доступ и обеспечивает безопасный доступ к документам. Элементы управления папками и надежные разрешения пользователей отслеживают подозрительную активность.

Заключительные слова

Итак, вы видите, насколько важны и полезны виртуальные комнаты данных, когда мы говорим о критической документации. Любой сектор, связанный с электронной документацией и транзакциями, нуждается в безопасных виртуальных комнатах данных для обеспечения максимальной безопасности документов.

Вы можете рассмотреть любого из предложенных выше провайдеров VDR и сосредоточиться на своей деловой работе, не беспокоясь.

Затем вы можете воспользоваться программным обеспечением для автоматизации документооборота, чтобы сэкономить человеко-часы.